Unsur-unsur Surat Dinas, Lengkap dengan Ciri Kebahasaannya

TRIBUNNEWS.COM - Inilah materi sekolah terkait unsur-unsur surat dinas, lengkap dengan ciri kebahasaannya.

Surat dinas merupakan surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal.

Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu.

Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas.

Baca juga: Kunci Jawaban Bahasa Indonesia Kelas 7 Semester 2 Halaman 256: Unsur Surat Pribadi dan Surat Dinas

Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan, misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/instansi/perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya.

Unsur-unsur Surat Dinas

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas; (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4), nomor kotak pos, (5) logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Pada surat dinas, tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat. Jika pada surat pribadi atau surat lamaran pekerjaan nama tempat haruslah dicantumkan. Nama bulan dan tahun tulislah secara lengkap dengan tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran.
Contoh : 5 Desember 2017

3. Hal/Perihal Surat

Hal/Perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tdak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas merupakan surat resmi. Surat resmi harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat.
Contoh : No : 25/5/UM/2017

5. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat, kalian harus mematuhi ketentuan berikut ini :

a. Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.

b. Jika sudah menggunakan kata “Kepada” diikuti jabatan dan instansinya atau “Kepada” diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan “Yth”. Jadi gunakan salah satu. Pilih salah satu kata “kepada” atau “Yth”.

c. Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan didepan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

d. Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.

e. Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik
Contoh : Yth. Kepala SMA 2 Kenanga

Baca juga: Kunci Jawaban Bahasa Indonesia Kelas 4 SD Kurikulum Merdeka Halaman 139: Menulis Puisi

7. Pembuka surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain adalah :

a. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan: Dengan ini kami beritahukan ...; Bersama ini kami sampaikan ...

b. Jika sebagai surat balasan: Membalas surat Saudara tertanggal ...; Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ...

c. Surat untuk menunjuk pada dasar surat: Berdasarkan surat edaran ...; Sehubungan dengan surat ...

d. Surat yang menyatakan sebuah tujuan: Dalam rangka memperingati ...; Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan yang harus diketahui, aturan itu antara lain adalah :

a. Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).

b. Terdapat variasi ungkapan.

c. Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP

Penulisannya pengirim/penulis surat adalah sebagai berikut:

a. Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.

b. Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.

c. Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor

11. Tembusan

Tembusan dipakai apabila surat dinas membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

Dapat disimpulkan bahwa surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Ditulis oleh lembaga, instansi atau organisasi.

2. Menggunakan kop surat dari instansi atau lembaga pembuat surat.

3. Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal surat.

4. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.

5. Menggunakan bahasa resmi atau baku.

6. Menggunakan cap atau stempel instansi atau lembaga pembuat surat.

Ciri Kebahasaan Surat Dinas

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas bersifat resmi yaitu menggunakan bahasa Indonesia baku ragam resmi.

Jika menggunakan kata sapaan juga bersifat resmi seperti Bapak, Ibu, dan sebagainya.

Bahasa yang digunakan pada surat dinas lebih mudah dibanding surat pribadi.

Bahasa surat dinas singkat dan jelas, serta berpola tetap.

Sumber:

Buku Bahasa Indonesia SMP/MTs Kelas VII Edisi Revisi 2017 oleh Titik Harsiati dkk.

Bahasa Indonesia Paket B Tingkatan III Modul Tema 5 : Berkorespondensi yang Baik oleh Dian Astuti.

(Tribunnews.com/Latifah)