Baca tanpa iklan
TRIBUNNEWS.COM - Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan oleh satu pihak yang ditujukan pada pihak lainnya baik secara perorangan, kelompok, maupun organisasi.
Jenis surat beragam, satu di antaranya yakni surat resmi.
Mengutip Kemdikbud, surat resmi biasanya dibuat oleh sebuah instansi yang ditujukan ke instansi yang lain dengan tujuan tertentu, misalnya surat perjanjian dan surat undangan.
Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.
Fungsi Surat Resmi
Baca juga: Industri Kreatif: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
1. Pedoman pekerjaan;
Contoh surat resmi untuk pedoman pekerjaan yakni surat intruksi, surat pemberian izin dari pemerintah maupun swasta ataupun surat pengambilan keputusan.
2. Alat pengingat;
Surat resmi dapat dijadikan arsip bagi instansi.
3. Bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga (sebagai legalitas);
4. Alat bukti, terutama surat perjanjian, dan lain sebagainya.
Ciri-ciri Surat Resmi
Dikutip dari Gramedia, berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui agar dapat mengenalinya secara mudah:
1. Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan.
2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.
3. Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa eksplisit.
4. Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented block.
5. Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
6. Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.
7. Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.
8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.
Struktur Surat Resmi
Surat pada umumnya hanya sebuat surat yang ditulis mengikuti format yang berlaku.
Hal terpenting pada surat selain pada isinya juga penting untuk mengetahui bagian struktur surat.
Struktur surat secara umum hampir sama hanya yang membedakan terletak pada jenis surat itu sendiri tertuju kepada siapa.
Bagian struktur surat resmi dapat disimak sebagai berikut:
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Kepala Surat atau dikenal dengan nama kop surat ini, merupakan bagian kop surat yang terdiri dari data informasi mengenai si pengirim seperti logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon dan email instansi atau lembaga.
2. Nomor surat
Nomor surat sendiri yaitu nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu (bulan ataupun tahun).
3. Tanggal surat
Tanggal surat merupakan hal yang wajib untuk dituliskan pada surat.
Pada bagian ini akan memberitahukan kapan surat tersebut dibuat untuk pihak penerima, jadi hal tersebut sangat penting.
4. Lampiran
Lampiran atau hal, yaitu dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi apabila memungkinkan ada dokumen tersebut.
5. Alamat tujuan
Alamat tujuan merupakan bagian yang harus diperhatikan baik-baik.
Pada alamat tujuan ini secara umum ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian sampul surat ditulis secara lengkap.
6. Bagian Salam Pembuka
Bagian Salam Pembuka merupakan kata pembuka dalam surat yang umumnya dituliskan secara baku dan formal dengan menggunakan bahasa yang sopan, jelas dan mudah dimengerti.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan salah satu bagian yang perlu dicermati secara saksama.
Pada bagian isi surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju oleh pihak pengirim ke pihak penerima.
Baca juga: Pengertian Teks Tanggapan: Ciri-Ciri, Struktur, dan Contohnya
Penggunaan bahasa dalam isi surat harus tepat dan benar.
Maksud dalam tujuannya harus jelas, singkat dan padat, tanpa bertele-tele dan sebagainya.
8. Salam Penutup
Salam penutup, merupakan tanda kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
Salam penutup biasanya ditulis secara singkat, jelas dan padat.
Secara umum hanya beberapa kalimat saja dalam mengucapkan salam penutup.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Tanda tangan pihak pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab dalam informasi dalam surat tersebut yang menyertakan nama lengkap dan tanda tangan pengirim.
10. Tembusan
Pada bagian akhir adalah tembusan yang dapat dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.
Secara umum seperti duplikat atau menggandakan surat resmi tersebut.
(Tribunnews.com/Yurika)