Laporan Wartawan Wartakota, Theo Yonathan Simon Laturiuw

TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA - Bau apek kertas tua menyeruak dari tumpukan arsip, langsung menyergap, menyesaki saluran pernapasan orang yang masuk ke dalamnya. Ini bukan sembarang ruangan. Milik Anda mungkin ada di sini, karena seluruh arsip Buku Pemilik Kendaraan Bermotor seantero Jakarta, Tangerang, Depok dan Bekasi tersimpan.

Para juru arsip tampak ada yang memakai masker. Mereka tersebar di ruangan arsip dua lantai, masing-masing seluas lapangan sepak bola. Setiap harinya ada empat ribu arsip BPKB mobil dan motor baru yang masuk ke sana. Arsip-arsip ini sudah mulai disusun dan diberi ruang khusus sejak 23 Januari 1968.

Saking banyaknya arsip, sampai-sampai, Pamin Arsip dan Dokumentasi BPKB Subdit Registrasi dan Identifikasi Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya, Inspektur Polisi Satu Sidik kepada wartawan Warta Kota Theo Yonathan Simon Laturiuw, Selasa (3/3/2015) mengaku tak hapal persis jumlahnya. Tapi semuanya terdata dengan baik.

Ruang arsip BPKB itu berada di bawah Gedung Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya, Jakarta Selatan.

Jangan berharap mendapat udara yang baik di dalam sini. Selain tak ada mesin pendingin udara, rak penyimpan arsip tersusun memanjang. Tiap rak tingginya tiga meter, hampir menyentuh atap ruangan. Jarak satu rak dengan rak lainnya menciptakan gang kecil.

"Sudah banyak sekali ini. Sampai lorong-lorong saja kita pasangi rak ini," terang Sidik yang menjadi pemandu Wartakota hari itu.

Ruangan arsip dibagi ke dalam 27 kavling. Setiap kavlingnya terdapat sekitar 15 rak. Total rak di sana ada 340 rak penyimpan arsip BPKB. Arsip-arsip itu disusun berdasarkan nomor BPKB.

Setiap dokumen dibungkus map. Tapi dipisahkan antara BPKB mobil dan BPKB motor. Arsip BPKB mobil ditaruh dalam map merah. Sedangkan motor di map biru. Warna map memudar untuk arsip mobil atau motor lama. Warna merah atau birunya sudah memudar. Berganti warna seperti abu-abu, dan mapnya dan mapnya terlihat lapuk.

Ada sedikit masalah ruang arsip BPKB yang terletak di basement. Tiap hujan, air merembes turun di salah satu sudut dinding ruangan, mengalir. Sehingga di ruangan basement, dibangun parit untuk mengalirkan air hujan menuju penampungan sementara, lalu dipompa keluar dari basement.

Tiap Kavling Ada Juru Arsip

Setiap kavling memiliki juru arsip masing-masing. Tiap ada pesanan mencari arsip BPKB, juru arsip setiap kavling bertanggung jawab mencarinya. Bagi orang yang tak terbiasa dengan ruangan minim udara, lima menit saja masuk ke dalam ruangan ini langsung berkeringat.

Arsip-arsip BPKB ini dibutuhkan apabila ada permintaan mutasi atau balik nama kendaraan. Permintaan itu diterima dalam bentuk selembar kertas yang berisi nomor BPKB yang dicari.

Setelah mendapat pesanan pencarian BPKB, juru arsip di kavlingnya mulai mencari. Mereka hapal tiap raknya, cepat menghilang di antara jejeran rak memanjang, menuju rak penyimpanan arsip yang diminta. Seperti labirin, sekali masuk, langsung menghilang. Tak jarang juru arsip harus memanjat apabila arsipnya tersimpan di sebelah atas.

Dalam sehari, juru arsip yang bekerja di ruang penyimpanan menerima 800 sampai 1000 permintaan orang yang minta dicarikan arsip BPKB motor atau mobil untuk keperluan mutasi ataupun balik nama.