TRIBUNNEWS.COM - Human Resource Department (HRD) merupakan departemen atau divisi yang bertugas menemukan, menyaring, merekrut, melatih pelamar kerja dan mengelola program tunjangan karyawan.

Bagian HRD dalam perusahaan berperan penting dalam ranah reorganisasi. Bagian ini harus mengusahakan sebuah tim kerja yang memiliki keunggulan kompetitif.

SDM yang direkrut akan menjadi kunci dalam membantu perusahaan dalam menghadapi lingkungan yang fluktuatif.

Chief Commercial Officer Mekari, Sandy Suryanto menjelaskan tentang masalah yang mungkin saja timbul dari para pekerja.

Bagian ini juga bertanggung jawab dalam memaksimalkan produktivitas karyawan dan melindungi perusahaan dari segala masalah yang mungkin timbul dari para pekerja.

"Ada yang melihat dari segi motivasinya, segi lingkungan kerjanya atau mungkin secara segi benefit dan lain-lain," ujar Sandy saat acara diskusi 'CEO Power Breakfast by Talenta' di Ayana Midplaza, Jakarta, beberapa waktu lalu.

HRD juga punya tanggung jawab kepada karyawan yang mencakup kompensasi dan tunjangan, rekrutmen, pemecatan serta perkembangan hukum yang dapat memengaruhi perusahaan dan pekerja.

Banyak hal yang perlu diperhatikan saat proses perekrutan pekerja.

Secara tradisional, perekrutan mencakup sejarah, pribadi, keterampilan, kemampuan, prestasi dan gaji.

Mengingat betapa banyak tanggung jawab administrasi yang dibebankan kepada HRD serta perkembangan teknologi yang cukup pesat, kini telah muncul sebuah perangkat lunak yang dapat meringankan beban tersebut yang lazim disebut Human Resources Integrated System (HRIS).

Berikut penjelasan seputar software tersebut, dirangkum Tribunnews dari sejumlah sumber:

HRIS, Software yang Mempermudah HR

Human Resources Integrated System (HRIS) merupakan perangkat lunak yang dirancang secara khusus untuk membantu profesi HRD.

Bagaimana HRIS dapat membantu mengurangi beban seorang HRD? Selain bertanggung jawab pada ranah perekrutan SDM yang sudah dibahas sebelumnya, HRD juga perlu membuat setidaknya empat laporan kepada perusahaan.

Laporan itu antara lain meliputi absen, gaji, cuti dan izin atau sakit. Belum lagi dengan penghitungan PPh 21 dan BPJS ketenagakerjaan atau BPJS kesehatan.

Bayangkan jika Anda terus-menerus menggunakan cara manual untuk mengerjakan semua itu? Selain pekerjaan tersebut akan terasa berat, peluang terjadinya kesalahan penghitungan menjadi lebih besar.

Terlebih jika Anda bekerja di suatu perusahaan besar yang memiliki ratusan jumlah pekerja, tentu Anda akan kesulitan dalam mengolah data secara manual. Perangkat lunak HRIS dirancang untuk memusatkan semua data-data para karyawan (SDM), sehingga Anda dapat menemukan data atau informasi karyawan dengan mudah. Anda tidak perlu lagi mencari data yang harus melalui lembar dan file berbeda-beda.

Manfaat Penggunaan HRIS di Perusahaan

Dalam beberapa perusahaan, data informasi karyawan terkadang disimpan pada lokasi yang berbeda oleh divisi yang berbeda untuk tujuan yang berbeda. Hal tersebut menyebabkan duplikasi data.

Perangkat lunak HRIS dapat menyederhanakan duplikasi data dan menyimpannya. Sehingga dapat dikatakan bahwa HRIS mampu mengurangi kesalahan manusia. Berikut beberapa kelebihan HRIS yang dapat meringankan beban HRD.

1. Mengelola SDM
Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh karyawannya. Hal tersebut mencerminkan adanya timbal balik antara karyawan dan perusahaan. Bagian HRD bertanggungjawab dalam pengelolaan SDM, maka perlu dimunculkan budaya produktif dalam perusahaan.

Hal tersebut dapat dibantu dengan menggunakan perangkat lunak HRIS. Dengan perangkat lunak tersebut, HRD dapat menciptakan modul-modul sebagai acuan karyawan dalam memenuhi tugasnya sekaligus mempertahankan budaya yang baik dalam perusahaan.

2. Budaya Disiplin
Budaya disiplin merupakan salah satu faktor meningkatnya produktivitas. Budaya ini dapat tercipta apabila terdapat peraturan perusahaan yang jelas. Selain peraturan-peraturan perusahaan, pencatatan kinerja karyawan juga akan membantu proses terbentuknya budaya disiplin. Kartu pintar (Smart Card) merupakan solusi yang dapat membantu tim HR. Sebagai contoh, dengan perangkat lunak HRIS, pencatatan kehadiran akan menjadi lebih mudah.

3. Penggajian
Suatu hal yang dinantikan oleh karyawan adalah hari gajian. Menghitung gaji karyawan merupakan salah satu tugas HR yang penting. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam upah karyawan yaitu bonus, intensif, pajak dan hal-hal lainnya yang menjadi hak karyawan.

Perhitungan gaji tersebut membutuhkan waktu yang lama, terlebih pada suatu perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Penggunaan perangkat lunak payroll, dapat mengurangi waktu yang digunakan dalam proses perhitungan penggajian.

4. Diskriminasi Karyawan
Diskriminasi pada karyawan adalah suatu masalah yang perlu diperhatikan seorang HR. Jika hal ini tidak diatasi, dapat menciptakan turunnya kinerja karyawan dan dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas perusahaan. Bagaimanapun bentuk dari diskriminasi, tidak dapat dibenarkan dan harus dihindari oleh perusahaan. Baik itu antar sesama karyawan maupun klien.

Salah satu cara yang dapat Anda lakukan guna mengatasi masalah ini dengan cara memetakan demografis serta mencatat semua kejadian. Hal ini mempermudah HR dalam mengambil langkah untuk mencegah hal tersebut dari perusahaan pada waktu mendatang.

5. Presensi dan Cuti
Cuti merupakan hak dari karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat dalam mengatur cuti karyawan guna mempertahankan produktivitas agar tetap berjalan dengan baik. Salah satu fungsi perangkat lunak HR, membantu divisi HR mengelola cuti dan presensi. Permasalahan ini akan menjadi mudah diatur bila menggunakan perangkat lunak HR.

6. Pelatihan Karyawan
Melatih karyawan supaya dapat mengikuti ritme suatu perusahaan merupakan tugas penting HR. Training diperlukan supaya karyawan dapat meningkatkan keterampilan atau kemampuannya yang dibutuhkan. Training yang sesuai dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan. Dalam hal ini, perencanaan akan pelatihan menjadi poin yang penting. Untuk mempermudahkan pelatihan karyawan, tim HR dapat menganalisis kebutuhan pelatihan serta mengamati kinerja setelah pelatihan dilakukan. Hal tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk mengoreksi kinerja.

Selain poin yang disebutkan di atas, HRIS juga memiliki kelebihan lainnya. Salah satu dari kelebihan HRIS yaitu memiliki fitur layanan mandiri.

Fitur ini dapat menyederhanakan fungsi SDM lainnya. Layanan mandiri HRIS dapat membantu HRD dalam memanajemen cuti sehingga dapat merampingkan alur manajemen cuti dari permintaan ke persetujuan.