TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA - Pandemi covid-19 yang meluas dan implementasi Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di beberapa daerah di Indonesia, membuat banyak perusahaan sudah menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah.

Kebijakan ini diambil tentunya untuk mengedepankan kesehatan karyawan, tetapi di sisi lain butuh kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait kebijakan ini.

Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.

Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan.

Absensi sendiri sebagai acuan kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu.

Beberapa karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absensi menggunakan mesin kartu manual hingga finger print yang mayoritas menjadi andalan saat ini.

Namun di masa ini, absensi manual seperti finger print menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah dan HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.

Banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya di grup kantor dimana proses tersebut kurang praktis dan HR masih melakukan rekapan secara manual.

Dari permasalahan inilah, absensi online kemudian menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji di masa pandemi.

Standie Nagadi, VP Marketing Mekari menjelaskan Pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam operasional bisnis, dimana teknologi memiliki peran besar. Salah satunya dengan penerapan absensi online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan.

"Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi secara online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir,” kata dia.

Berikut sejumlah tips dari Mekari bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absensi selama WFH:

Buat Jadwal dan Pastikan Karyawan Absen

Tentukan goals bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH.

Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan.

Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absensi setiap harinya, misalnya lewat pemanfaatan teknologi yang sifatnya sudah dalam jaringan (daring/online)

Terapkan Jam Kerja Fleksibel

Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap karyawan.

Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka, asalkan diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja.

Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang ditetapkan UU Ketenagakerjaan.

Berlakukan Sistem Shift

Jika masih ada karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk menghindari penularan virus Covid-19.

Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal selesai.

Rekap Laporan Kehadiran Karyawan

Di masa pandemi ini, rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan sendiri bagi HR jika kasih menggunakan mesin finger prints atau time cards.

Dengan bantuan teknologi, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan gaji demi menarik data absensi.

Hitung Gaji Karyawan Sesuai Absensi

Rekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini, tentunya akan mempersulit proses kerja HR dan berpotensi mempengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan.

Penggunaan teknologi online dalam aplikasi akan sangat membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah terintegrasi dengan fitur absensi.