TRIBUNNEWS.COM - Tiga bulan terakhir memang bukan bulan yang mudah untuk Indonesia.

Semenjak Pandemi Covid-19 melanda, banyak perubahan ekstrim yang dirasakan.

Mulai dari cara beraktivitas sehari-hari, hingga bagaimana kita belajar dan bekerja.

Pada awal bulan lalu, akhirnya pemerintah mulai melonggarkan Pembatasan Sosial Berskala Besar, namun tentunya muncul protokol baru yang harus kita ikuti agar tetap aman dan terhindar dari Covid-19.

Sebagai seorang HR atau bahkan pemilik usaha, tentunya pelonggaran PSBB sangat disambut baik.

Baca: Work From Home Bikin Dampak Covid-19 ke Sektor Media Relatif Kecil

Tidak jarang kabar berita bermunculan tentang bergejolaknya rantai ekonomi di Indonesia.

Pemerintah berharap, dengan pelonggaran PSBB kita bisa pelan-pelan memulihkan kondisi ekonomi ke arah yang lebih stabil.

Namun, protokol seperti apa yang harus kita ikuti? Dan bagaimana keadaan usaha, perkantoran, dan operasional bisnis di era yang baru?

Baca: Tips Mencegah Nyeri Punggung Saat Work From Home

“Kami mengerti, masa transisi memang masa yang cukup sulit untuk diadaptasi. Terutama untuk perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam melakukan proses administrasi. Dilema yang kebanyakan terjadi adalah, bagaimana cara mengurangi waktu di luar rumah namun tetap produktif dalam bekerja," kata Gordon Enns, selaku Founder GreatDay HR.

Mengelola karyawan memang bukan perkara mudah, apalagi jika harus dilakukan dari jarak jauh maupun jarak aman.

Di era kenormalan baru, ternyata sistem yang bisa digunakan secara online terbukti lebih efektif. Sistem HRIS adalah salah satu yang paling membantu, terutama aplikasi HR yang bisa diakses dari selular.

Gordon mengklaim, GreatDay HR menjadi satu di antara pionir HRIS di Indonesia yang menyediakan aplikasi HR dengan berbagai fitur.

Baca: Kasus Baru Covid-19 Meningkat, Praktisi Kesehatan Sarankan Ganjil Genap Tidak Diterapkan Dulu

Salah satu yang sangat membantu adalah, absensi online.

Dengan melakukan absensi secara online, kita dapat mengurangi menyentuh mesin absensi manual, dan bisa sekaligus mengajukan cuti secara online.

Dalam memasuki era new normal, rekam kehadiran secara online bisa sangat membantu perusahaan dalam beradaptasi dengan protokol baru.

Berikut beberapa manfaat absensi online yang dirangkum dari sejumlah sumber:

Baca: Sambut Era New Normal, Ini Rute Baru Maskapai Sriwijaya Air

Menghemat Biaya Pengeluaran Perusahaan

Salah satu metode absensi yang cukup populer adalah, mesin absensi yang menggunakan sidik jari atau fingerprint.

Penggunaan sidik jari atau fingerprint memang cukup disukai karena bisa menjamin keamanan,dan bisa meminimalisir kecurangan.

Namun, anggaran untuk membeli alat dan mesin absen manual cukup mahal, belum lagi tambahan biaya untuk pemasangan dan pemeliharaan mesin.

Dengan menggunakan absensi online, tentunya tidak akan ada anggaran untuk membeli mesin dan pemeliharaan mesin.

Cukup unduh aplikasi mobile ke ponsel pintar, dan kita bisa dengan mudah merekam kehadiran dari ponsel masing-masing.

Gordon menyebut fitur absensi online oleh GreatDay HR bisa dibilang sangat mudah untuk digunakan.

Cukup dengan selfie dari kamera depan, GreatDay HR akan merekam wajah dengan teknologi Face Recognition yang akan memastikan tidak ada upaya pemalsuan.

GreatDay HR juga dilengkapi dengan teknologi GPS Tag, hal ini berguna untuk benar-benar memastikan karyawan melakukan absensi di kantor atau di lokasi yang sudah disetujui sebelumnya.

Teknologi Aktual Tanpa Sentuh

Setelah merekam absensi secara online, data kehadiran akan otomatis tersimpan di cloud storage atau penyimpanan digital.

Ada cloud storage yang aman dan bisa diakses dari mana saja. Dengan melakukan absensi online, karyawan bisa mengurangi risiko terpapar virus dan tetap higienis.

Manajemen HRD atau pemilik usaha bisa dengan mudah mengakses aplikasi HR dan melihat rekam kehadiran karyawan, berkat penyimpanan digital.

Data Akurat

Berkat teknologi Geo Tagging dan Face Recognition, semua rekam kehadiran yang dilakukan karyawan akan terjamin akurat.

Sistem biometric yang diadaptasi untuk Face Recognition tidak dapat dipalsukan dan memiliki perhitungan yang akurat.

Data yang masuk ke dalam cloud storage juga akan disertai penanda waktu.

Hal ini tentunya berguna untuk mengukur dan menentukan apakah karyawan produktif bekerja sesuai dengan waktu yang ditentukan, atau karyawan tepat waktu saat memulai pekerjaan.

Otomatis Terintegrasi

Dengan menggunakan sistem HRIS online, tentunya HRD atau manajemen tidak perlu susah payah dalam memindahkan data karyawan terutama data kehadiran.

Pada umumnya, jika perusahaan menggunakan sistem absensi manual, maka HRD akan diwajibkan untuk memindahkan data ke dalam dokumen yang selanjutnya akan digunakan untuk menghitung gaji.

Berkat teknologi penyimpanan data digital, semua data kehadiran karyawan akan otomatis tersambung dan tercatat untuk selanjutnya digunakan sebagai materi sistem penggajian, manajemen juga bisa melihat dan mengakses data sebagai informasi pendukung untuk memberikan evaluasi atau penilaian.

Ajukan Cuti Online

Selain merekam absensi atau kehadiran, aplikasi HR juga berguna apabila kita ingin mengajukan cuti. Sistem HRIS lazimnya menyediakan fitur pengajuan cuti online, langsung dari aplikasi dan ponsel masing-masing karyawan.

Manajemen juga bisa dengan mudah melihat permintaan, dan menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti karyawan.