Baca tanpa iklan
TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA - Absensi adalah salah satu kegiatan wajib untuk memonitoring kinerja karyawan dari waktu ke waktu.
Seiring zaman membawa perkembangan teknologi yang cukup pesat sehingga pekerjaan kantor juga banyak terbantu dengan adanya teknologi ini, termasuk dalam masalah absensi kehadiran.
Ada banyak sekali model absensi karyawan perusahaan yang digunakan, mulai dari absensi yang masih manual sampai dengan aplikasi attendance management mobile.
Menurut Syahda Ahyar dari Mekari, penggunaan metode absensi ini tergantung dengan kebutuhan perusahaan, ada banyak sekali pertimbangan yang digunakan untuk memilih metode absensi.
Beberapa jenis metode absensi yang banyak digunakan dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Absensi Manual
Absensi manual ini adalah jenis absensi yang sudah cukup banyak ditemui.
Metode pengecekan kehadiran dengan absensi manual ini cukup sederhana dan mudah pun tidak mengeluarkan banyak kocek untuk cara absensi seperti ini.
2. Absensi manual dilakukan dengan cara mengisi kehadiran
Absensi manual dilakukan dengan cara mengisi kehadiran dengan menuliskan tanda hadir misalnya tanda tangan karyawan yang bersangkutan.
Cukup mudah dan gampang. Hanya, cara absensi seperti ini memiliki resiko melakukan kecurangan cukup besar, karena masih ada kesempatan untuk memalsukan tanda hadir ini.
Baca juga: Manfaat Menerapkan Absensi Online di Masa New Normal
Absensi manual di zaman modern ini juga sudah cukup langka di gunakan karena dianggap tidak cukup sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Karena di masa perkembangan teknologi yang sudah cukup pesat ini, diperlukan metode absensi yang cepat dan sederhana dalam pemrosesan datanya.
Jika dahulu absensi manual masih banyak ditemui di perusahaan kecil sampai ke atas, sekarang cara absensi seperti ini hampir tidak digunakan lagi di perusahaan.
3. Absensi Almano
Jika absensi manual menggunakan pencatatan tanda kehadiran secara manual, absensi almano adalah absensi karyawan perusahaan yang menggunakan mesin almano atau banyak juga dikenal dengan mesin ceklok.
Cara menggunakan mesin almano ini adalah karyawan yang absen memasukkan kertas atau kartu yang sudah memiliki template untuk kemudian mesin almano akan mencetak jam kehadiran karyawan sesuai waktu real time.
Saat hadir dan pulang kerja, karyawan cukup memasukkan kartu absensi saja untuk mencetak waktu hadir dan pulang.
Cara absensi seperti ini juga memudahkan manajemen kantor untuk melakukan monitoring kehadiran kerja karyawan.
Jadi tinggal menggunakan data yang tercetak dalam kartu absen, data absensi karyawan bisa dilihat dengan lengkap.
Cara absensi menggunakan mesin almano ini dulunya sangat populer untuk menggantikan mesin absensi manual dengan pencatatan yang ribet.
Untuk kemudian mesin almano ini juga kalah pamor dengan mesin absen yang lebih efisien lagi.
Hanya saja metode absen menggunakan almano ini memiliki beberapa kekurangan, karena proses absensi yang hanya menggunakan kartu saja, karyawan lain memiliki kemungkinan mengakses kartu dan mesin ini untuk memanipulasi waktu. Sehingga kecurangan bisa terjadi.
4. Absensi Fingerprint
Metode absensi yang juga cukup populer menggantikan kehadiran mesin almano adalah metode absensi fingerprint.
Cara absensi ini cukup populer beberapa tahun belakangan karena dianggap teknologi terbaru dan kemungkinan terjadinya kecurangan juga kecil.
Metode absensi fingerprint ini menggunakan mesin fingerprint dimana mesin ini sudah merekam sidik jari masing-masing karyawan sehingga untuk proses absensi karyawan hanya perlu menscan sidik jari.
Perekaman awal sidik jari, umumnya menggunakan 2 jari yaitu ibu jari kanan dan telunjuk kiri, sehingga jika terjadi masalah saat absensi, bisa ganti menggunakan jari lain yang sudah terekam.
Metode fingerprint ini cukup populer karena memberikan data absensi karyawan secara real time dan menggunakan cara yang cukup pintar.
Pun data absensi ini juga bisa dihubungkan di komputer, jadi pemantauan data absensi bisa dengan mudah dilakukan baik di layar desktop maupun dicetak.
Hanya saja, cara absensi ini juga memiliki kekurangan, walaupun memiliki tingkat kecurangan proses absen yang kecil namun absen menggunakan sidik jari juga bisa menimbulkan kendala ketika mesin absensi tak kunjung mengidentifikasi sidik jari dengan benar ketika proses absensi dilakukan.
Baca juga: Melihat Solusi Absensi Perusahaan untuk Work From Home
Hal ini membuat karyawan memakan banyak waktu untuk mencocokan jari dan identifikasi dari mesin absensi.
Hal ini kurang efisien karena waktu yang digunakan untuk absen semakin panjang. Mesin sidik jari ini juga memerlukan perawatan tiap waktunya.
Perawatan mesin absensi fingerprint ini juga dinilai membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
Namun di masa pandemi seperti ini, penggunaan aplikasi absensi fingerprint dirasa tidak cocok karena dalam absensi fingerprint ini cenderung banyak mengakibatkan kerumunan atau antrian dalam proses absensi.
Pun absensi menggunakan fingerprint di masa pandemi ini cukup rawan karena penggunaan satu alat untuk banyak orang sehingga kekhawatiran untuk penyebaran virus cukup tinggi.
5. Aplikasi Absensi Online
Metode absensi selanjutnya yang banyak digunakan untuk absensi adalah metode absensi online. Ini adalah metode absensi yang cukup populer di era digital.
Menggunakan cara absensi yang cukup sederhana dan bisa diakses dengan jarak jauh secara mandiri.
Aplikasi attendance management online sekarang juga cukup marak digunakan karena fitur-fitur yang dimilikinya.
Aplikasi attendance management online ini memiliki fitur-fitur yang memudahkan karyawan dalam absen pun juga tim manajemen yang memantau absensi karyawan. Sehingga data absensi akan langsung terhubung dengan proses penghitungan gaji karyawan.
Tentunya ini cukup membantu tim HRD untuk melakukan pemantauan kehadiran karyawan dengan mudah, semua data absen karyawan akan langsung terinput dengan baik di laporan data keseluruhan karyawan.
Absensi, jumlah telat, jumlah izin atau alpha akan langsung terlihat dan otomatis tersambung dalam penghitungan gaji.
Selain cara pengoperasian yang mudah, aplikasi attendance management online juga banyak digunakan di masa pandemi ini untuk mengurangi resiko penyebaran virus ketika bekerja di kantor.
Menggunakan aplikasi attendance management online ini, proses absensi bisa dilakukan secara mandiri di perangkat masing-masing, sehingga absensi di kantor maupun di rumah ketika WFH bisa dilakukan dengan mudah.
Cara absensi menggunakan aplikasi attendance management online ini menggunakan cara mendeteksi wajah atau selfie di masing-masing perangkat yang sudah terinstal aplikasi.
Sedangkan untuk biaya, Aplikasi attendance management ini menggunakan biaya perbulannya yang harus dibayarkan kepada pemberi layanan.
Modal utama aplikasi ini bisa berjalan yaitu menggunakan aplikasi attendance management online ini dengan internet sehingga sebelum melakukan absensi perangkat harus dipastikan terhubung dengan internet.
Ada banyak sekali metode absensi yang dilakukan untuk memonitoring kerja karyawan untuk perusahaan.
Tentunya metode absensi ini memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing, yang paling penting adalah fitur-fitur yang dimiliki teknik absensi bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menyelesaikan masalah absensi karyawan.
Metode absensi yang terbaru adalah penggunaan aplikasi absensi online, namun tentunya banyak pertimbangan menggunakan aplikasi absensi online ini.
Yuk tentukan metode absensi karyawan perusahaan yang cocok untuk perusahaan kamu, agar proses absensi bisa berjalan dengan lancar dan mudah.