TRIBUNNEWS.COM - Berikut ini cara menyimpan dokumen penting agar tidak hilang dan mudah ketika dicari.

Penyimpanan dokumen penting yang berkaitan dengan riwayat hidup, seperti ijazah, akte kelahiran, laporan nilai sekolah, dan sebagainya itu sangat penting untuk dilakukan.

Pasalnya, kita tentu akan membutuhkan berbagai dokumen-dokumen tersebut sewaktu-waktu.

Jika masih sembarangan menyimpan dokumen penting, kita akan kesulitan mencarinya saat dibutuhkan dan dokumen sangat berisiko rusak atau hilang.

Lantas bagaimana cara yang tepat dan benar dalam menyimpan dokumen penting?

Simak inilah cara menyimpan dokumen penting agar tidak hilang dan mudah dicari:

Baca juga: Pentingnya Transformasi Digital untuk Pemulihan UMKM

Baca juga: Cara Mengelola Jam Tidur Selama Puasa Agar Tidak Alami Stres di Masa Pandemi

1. Scan dan Perbanyak Dokumen

Di zaman digital, kita bisa memperbanyak dokumen fisik dengan photocopy atau memindai (scan) dokumen agar memiliki rangkap berkasnya secara digital.

Cara ini akan memudahkan kita menggunakan rangkap dokumen tersebut untuk berbagai urusan seperti mendaftar kuliah, melamar kerja, dan sebagainya.

Selain itu, jika terjadi musibah dan dokumen asli menghilang, kita bisa menggunakan rangkap dokumen tersebut untuk sementara waktu, termasuk untuk mengurus pembuatan dokumen baru.

Jangan lupa juga untuk melegalisir dokumen-dokumen yang diperbanyak tersebut ke lembaga terkait agar dapat digunakan untuk keperluan resmi.

2. Press Dokumen, Jangan Di-laminating!

Banyak yang berpikir jika melaminating dokumen sangat dibutuhkan demi menjaga dokumen tetap awet.

Padahal justru berkas-berkas penting tidak boleh dilaminating.

Keaslian dokumen akan dicek untuk sejumlah keperluan tertentu, sehingga dokumen harus dibuka.

Laminating dokumen akan mempersulit proses tersebut dan sangat rawan membuat tulisan dari dokumen menempel pada plastik.

Alih-alih laminating, kita bisa melakukan press dokumen yang merekatkan bagian tepi plastik pembungkus kertas dengan jarak beberapa milimeter dari kertas, sehingga kertas tidak kaku dan menempel seluruhnya pada plastik.

Hal ini akan mempermudah pembongkaran dokumen dari pembungkus untuk pengecekan berkas-berkas.

Baca juga: 3 Cara Backup Pesan SMS di HP Android, Bisa Pakai Aplikasi SMS Backup dan Restore

Baca juga: Cara Mendaftar NPWP Secara Online, Login ereg.pajak.go.id, Ini Dokumen yang Diperlukan

3. Simpan dalam Map Plastik dan Brankas

Sebaiknya tempatkan seluruh dokumen penting dalam satu tempat, seperti display book atau map dokumen plastik tebal.

Hal tersebut bertujuan agar tidak tercecer dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Tentunya letakkan masing-masing dokumen pada lembar plastik terpisah agar tidak saling menempel dan tampak lebih rapi.

Setelah itu, kumpulan dokumen penting bisa kita simpan di dalam brankas atau safe deposit box di bank agar lebih aman dan terlindungi dari berbagai musibah yang mungkin terjadi dan berisiko melenyapkan dokumen.

4. Backup Dokumen Digital

Jika kita sudah memiliki scan copy dari dokumen penting, jangan lupa menyimpannya secara rapi.

Kita bisa memanfaatkan folder di laptop atau komputer, flashdisk atau harddisk, e-mail, dan penyimpanan online seperti drive atau cloud.

Sebaiknya kita menyimpan rangkap dokumen digital ini di seluruh tempat penyimpanan digital yang tersedia, agar kita memiliki backup data yang dibutuhkan sewaktu-waktu.

Jangan lupa beri nama masing-masing dokumen dan folder agar mudah ditemukan.

(*/LLA)

Artikel ini telah tayang di Cewekbanget.id dengan judul "Begini 4 Cara Tepat Menyimpan Dokumen Penting. Jangan Di-laminating!"