TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA – Tren adopsi digital kini membuat administrasi surat-menyurat di lingkungan perusahaan makin modern dan semakin paperless. Selain efisien juga fleksibel karena dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Hal demikian makin relevan ketika dunia usaha dihadapkan pada kondisi pandemi saat ini yang memaksa perusahaan meminimalisir sirkulasi dan tanda tangan berkas atau dokumen secara fisik.

Aplikasi MailApp berbasis web dan versi mobile misalnya membantu memudahkan aksesibilitas dan mobilitas administrasi surat menyurat karena fleksibilitasnya sebagai platform digital. 

Aplikasi MailApp diklaim andal untuk volume surat yang besar.

"Aplikasi MailApp siap dipakai dan mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365," ungkap Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology pada acara webinar “Permudah dan Percepat Pengelolaan dan Administrasi Persuratan Secara Digital” (22/72021).

Erlina menjelaskan, MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya.

Baca juga: Pengguna iOS Bisa Aktifkan Fitur Background dan Blur di Google Meet, Begini Caranya

"Untuk mendukung mobilitas, MailApp juga dilengkapi dengan fleksibilitas akses via aplikasi mobile,” papar Erlina

MailApp yang dikembangkan Multipolar Technology dan menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code.

Baca juga: Punya Skill Tapi Lagi Nganggur? Ada Tawaran Kerja Instan Lewat Aplikasi Proyekan di Ponsel

Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelurusan pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat.

Baca juga: Realme C21Y Resmi Meluncur dengan Baterai 5000 mAh Harga Rp 1,5 Juta, Ini Ulasan Lengkapnya

Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat.

Terintegrasi dengan Microsoft Outlook

Keunggulan lainnya adalah, pengoperasian MailApp juga diklaim sangat mudah karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi.

Yang menarik dari aplikasi ini adalah pengelola administrasi surat menyurat bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja.

Erlina menjelaskan, ada lima keunggulan utama dari MailApp. Yakni penambahan dan perubahan tipe surat yang fleksibel, digital signature dan QR Code untuk autentikasi, didukung versi aplikasi mobile berbasis Android dan iOS, terintegrasi penuh dengan Microsoft Office (editing surat menggunakan Word) dan tererintegrasi penuh pula dengan Microsoft Exchange (email)

Erlina memaparkan, aplikasi MailApp menjembatani era paperless dan berjalan di atas platform Wintel seperti HPE karena memungkinkan administrasi surat menyurat dilakukan dengan mudah berkat dukungan fitur-fitur teknologi terkini.

Administrasi surat menyurat bisa dilakukan dengan cepat, mulai dari editing surat, melacak dan mencari surat, hingga peninjauan dan penandatanganan surat. Percepatan dan efisiensi dimungkinkan dengan proses yang paperless dan akses secara mobile dari mana saja.

Sebagai mitra kerja Kementerian BUMN, metode pengarsipan pada aplikasi ini sudah mengacu pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), untuk digital signature bisa diintegrasikan dengan provider bersertifikasi seperti Peruri (Percetakan Uang Republik Indonesia), dan BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik).