- Jika Boarding Pass yang dibatalkan lebih dari satu penumpang namun dengan kode booking yang sama, maka salinan (fotocopy) bukti identitas dan/atau surat kuasa pembatalan yang dilampirkan cukup salah satu dari penumpang dimaksud.

- Pemohon mengisi formulir pembatalan terdiri dari rangkap 2 berupa data Boarding Pass dan data penumpang serta keterangan pengambilan biaya pembatalan.

- Formulir pembatalan tembusan yang telah divalidasi oleh petugas, diberikan kepada pemohon sebagai bukti yang dipergunakan pada saat pengambilan biaya pembatalan jika pilihan pengembalian biaya dilakukan secara tunai.

- Pengembalian biaya dilakukan setelah hari ke-30 melalui transfer atau diambil tunai di stasiun yang ditunjuk.

Daftar Stasiun yang melayani pengambilan biaya dapat dilihat Daftar Stasiun Pembatalan.

Penumpang yang melakukan pengambilan biaya secara tunai setelah hari ke-30, menyerahkan tembusan formulir pembatalan yang telah divalidasi dan menunjukkan bukti identitas asli yang sesuai.

Jika dalam satu formulir pembatalan terdapat lebih dari satu nama penumpang, maka pengambilan biaya dapat diwakilkan pada salah satu penumpang yang tertera pada formulir tersebut.

- Jika formulir pembatalan hilang, maka wajib melampirkan surat keterangan kehilangan dari Kepolisian pada saat pengambilan biaya secara tunai di loket.

2. Pembatalan via Aplikasi Access by KAI

- Pemohon pembatalan adalah penumpang yang bersangkutan atau salah satu penumpang yang data dirinya telah terdaftar pada aplikasi Access by KAI serta menggunakan akun tersebut sebagai pemohon.

- Pembatalan tiket melalui aplikasi Access by KAI dapat dilakukan selambat-lambatnya 3 jam sebelum kereta api berangkat dan kode booking yang dimiliki berstatus Paid serta belum dicetak sebagai boarding pass.

Jika lewat dari waktu tersebut maka pembatalan dilakukan di loket stasiun online pembatalan.

- Untuk pembatalan tiket dikenakan pengembalian bea sebesar 25 persen dari harga tiket dan di luar biaya pemesanan.

- Pengembalian bea hanya melalui skema transfer bank. Pengembalian bea dapat dikirimkan ke rekening salah satu penumpang yang ada di dalam kode booking tiket yang dibatalkan.