TRIBUNNEWS.COM - Di zaman teknologi maju seperti saat ini, pekerjaan dimudahkan dengan hadirnya berbagai layanan elektronik.

Korespondensi dalam bisnis pun semakin mudah dengan hadirnya surat elektronik atau e-mail. Namun, ada baiknya untuk tidak sembarang menulis ataupun mengirim e-mail.

Sebab, jika e-mail yang Anda kirimkan mengandung makna tidak profesional, ini akan berdampak buruk terhadap karier Anda. Oleh karena itu, ada baiknya Anda dapat membedakan betul jenis e-mail yang Anda akan kirim, baik kepada kolega, atasan, klien, hingga teman. Berikut delapan etika wajib yang baiknya Anda ketahui sehubungan dengan pengiriman e-mail.

1. Kenali penerima e-mail
Sebelum mengirim e-mail, ada baiknya Anda betul-betul mengenali siapa pihak yang akan menerima e-mail Anda. Ada saat Anda harus mengirimkan e-mail dengan pilihan bahasa formal dan kasual. Dalam mengirim e-mail formal, perhatikan salam pembuka, penutup, penggunaan kata, dan kalimat formal kepada sang penerima.

2. Jangan bertele-tele
Anda harus tahu, e-mail yang panjang dan bertele-tele sangat tidak disarankan. Menulislah dengan tegas, lugas, dan berikan jeda antar-paragraf sehingga kalimat-kalimat tidak bertumpuk atau berjejalan. Sebelum mengirim, pastikan kembali e-mail Anda tidak berantakan dan susah dibaca. Nyatakan maksud e-mail Anda pada dua kalimat pertama.

3. Gunakan bahasa yang dewasa
Hindari penggunaan singkatan, emoticon, dan bahasa slang yang sama sekali tidak resmi. Tunjukkan Anda menggunakan bahasa yang benar dan menunjukkan kedewasaan Anda. Misalnya, jangan gunakan "4 u" untuk menggantikan "for you" pada e-mail yang menyangkut bisnis dan pekerjaan.

4. Perhatikan opsi "copy" dan "reply all"
Mengirim atau menyalin e-mail kepada orang lain hanya digunakan dalam basis agar mereka perlu mengetahui juga. Sebelum memutuskan untuk "reply all" atau menaruh nama di opsi "Cc" atau "Bcc," tanyakan pada diri sendiri apakah para penerima sangat membutuhkan informasi dari Anda. Jika tidak, buat apa mengirim kepada mereka juga?

5. Perhatikan kalimat dalam subyek
Hindari penggunaan huruf besar atau huruf kecil seluruhnya maupun penggunaan tautan dalam subyek. Jangan ragu juga untuk mengubah subyek karena berguna saat menyerasikan dengan pesan dan pembicaraan dalam korespondensi.

6. Hindari pengiriman "attachment" besar
Lengkapi opsi pengiriman Anda dengan peringatan ketika mengirim attachment dengan besaran dokumen yang besar. Ini akan mengganggu kotak masuk si penerima. Umumnya, jika Anda akan mengirimkan attachment dengan ukuran lebih besar dari 500 KB, tanyakan dulu apakah si penerima bersedia dikirimkan attachment.

7. Lengkapi dengan "signature"
Signature dalam e-mail memudahkan sang penerima mengenali Anda dan dapat menghubungi Anda kapan saja. Tentu Anda tidak ingin mereka susah-susah mencari cara untuk menghubungi Anda, bukan? Jika Anda penggemar media sosial, jangan lupa menyertakan ID Anda dalam signature.

8. Perhatikan waktu membalas
Biasanya, e-mail akan dibalas dalam jangka waktu 24 hingga 48 jam. Pada saat yang sama, jangan memaksa sang penerima membalas dengan kilat apabila tidak terlalu penting dan mendesak.

Sumber : Style Caster