Laporan Wartawan Wartakota, Theo Yonathan Simon Laturiuw

TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA - Ruang arsip penyimpanan Buku Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) di Polda Metro Jaya sudah terlalu penuh. Sejak 23 Januari 1968, di ruangan ini tersimpan arsip fisik BPKB baik mobil dan motor seantero Jabodetabek.

Kini arsip-arsip itu mulai diubah ke bentuk arsip elektornik. Tapi polisi tak bisa memindahkan semua arsip fisik menjadi arsip elektronik.

Setiap hari sekira empat ribu arsip BPKB mobil dan motor yang masuk. Dari jumlah itu, hanya 700 BPKB yang bisa diubah ke dalam bentuk arsip elektronik. Penyebabnya Polda Metri Jaya kekurangan alat scanning dan komputer.

Hanya ada dua alat scanning, satu komputer pengolah hasil foto, dan satu komputer untuk memverifikasi. Serta sebuah ruang sempit untuk mengalihkan setiap arsip BPKB jadi arsip elektronik untuk kemudian disimpan di server.

Setiap hari ada empat petugas yang bekerja. Salah satunya Didi Setiawan (24). Ia baru saja merotasi arsip BPKB hasil scan di komputer, Selasa (3/3/2015) siang. Dia menyimpan ulang dokumen itu, lalu menumpuknya dalam satu folder dengan beberapa dokumen lain. Seperti fotocopy pemilik BPKB, dan lainnya.

Selanjutnya, Chandra (28) membuka dokumen tadi. Lelaki bertubuh kecil dengan kepala plontos ini memverifikasi arsip eletronik dengan dokumen aslinya. Memastikan tak ada hasil scan yang rusak. Setelah itu Chandra menyimpannya, lalu mengirimnya ke server.

Setiap hari, Chandra, Didi dan dua rekan lain yang bertugas menscanning baru mampu mengubah tujuh ratus arsip jadi dokumen elektronik. Padahal, dalam sehari ada empat ribu arsip BPKB baru. Mereka mulai bekerja pukul 08.00 WIB. Istirahat satu jam untuk makan siang, lalu kembali ke kursinya masing-masing pukul 13.00 WIB dan lanjut bekerja sampai pukul 16.00 WIB.

Didi dan Chandra sejak 2013 mulai bekerja di bagian arsip elektronik seksi BPKB Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya. Ini bagian baru di seksi BPKB. Dan memang baru ada tahun 2013. Tadinya Didi dan Chandra bekerja jadi juru arsip di ruangan arsip.

Tapi setelah rencana mengubah setiap arsip BPKB jadi arsip elektronik mulai, mereka dilatih, dan mendapat tugas baru. Saat semuanya mulai, Didi sudah enam tahun jadi pencari arsip. Sedangkan Chandra lima tahun. Kini mereka keluar dari basement ruang arsip yang pengap. Dan mulai bekerja dengan udara lebih segar.

Baca: Arsip BPKB mobil dan motor di Jakarta, Banten, Depok, dan Bekasi sudah tersimpan rapi di ruangan ini sejak 1968.

Pamin Arsip dan Dokumentasi BPKB Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya, Inspektur Polisi Satu Sidik, mengakui keterbatasan SDM untuk ditempatkan di bagian arsip elektronik.

Bahkan, kata Sidik, arsip yang diubah dalam bentuk elektronik hanya arsip yang lahir mulai Maret 2013. Sampai kini, jumlah arsip fisik yang telah dimasukkan ke dalam sistem elektronik sudah 217.891 arsip. Sedangkan tumpukan arsip yang jumlahnya jutaan di ruang arsip, belum diubah ke data elektronik.

Sidik menghitung, apabila jumlah arsip BPKB baru sebanyak empat ribu dokumen setiap harinya, maka semestinya ada 22 unit alat scanning dan 22 komputer untuk mengolah dan memverifikasi arsip BPKB jadi dokumen eletronik. Makanya jumlah alat yang ada sekarang amat kurang.