TRIBUNEWS.COM, JAKARTA - Dalam hal pengawasan kearsipan, koordinasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Lembaga Kearsipan Daerah strategi yang efektif dan efisien.

Apalagi cukup banyak objek pengawasan kerarsiapan di tingkat kabupaten/kota di seluruh Indonesia yang tidak mungkin semua ditangani ANRI.

“Kita coba mengikuti konsep undang-undang pemerintahan daerah dalam pengawasan ke daerah, yakni mendelegasikan kewenangan pengawasan ke kabupaten/kota," kata Kepala Pusat Akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia, Rudi Anton di Jakarta, Semo (5/12/2016).

Dikatakan Rudi saat talkshow Audit Kearsipan dan Tertib Arsip Menjaga Akuntabilitas dan Memori Kolektif Bangsa, jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal.

Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI yakni arsip tingkat pusat dan Pemerintah Provinsi.

Sementara pengawasan kearsipan eksternal Provinsi dilaksanakan oleh Gubernur melalui LKD Provinsi terhadap pencipta arsip tingkat Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota.

Pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh LKD Provinsi terhadap Satuan Kerja Perangkat Daearah (SKPD) Provinsi, LKD Kabupaten/Kota terhadap SKPD Kabupaten/Kota.

Juga Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi.

Untuk unit kearsipan pada lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya.

Aspek pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh ANRI terhadap unit kearsipan pencipta arsip tingkat pusat, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN).

Pengawasan ANRI meliputi ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis (bagi LKD), Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan kelembagaan, dan prasarana dan sarana.

Tim Pengawas Kearsipan ANRI di lapangan memperoleh banyak temuan dan permasalahan-permasalahan terkait dengan belum tertibnya budaya pengarsipan.

“Masih banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis (Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip)," kata Rudi.

Permasalahan lain yang muncul antara lain seringnya mutasi di lembaga kearsipan daerah yang akan diandalkan sebagai pembina maupun pengawas sangat tinggi, sehingga SDM yang baru menggeluti dunia kearsipan berjalan kurang optimal.

Hasil temuan-temuan permasalahan kearsipan yang mendasar atau signifkan akan disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN).

Selain masalah SDM, salah satu temuan yang cukup signifikan untuk turut serta menjadi sebab pengelolaan arsip yang kurang baik adalah sarana dan prasarana yang tidak memadai/standar.

"Adalah sangat naif mengharapkan pengelolaan arsip statis akan berjalan dengan baik manakala sarana utama yaitu Depot Arsip Statis tidak tersedia pada LKD Provinsi," katanya.

Adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan kearsipan yang lebih baik sehingga terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan.

"Ini akan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku sehingga terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa.