Laporan itu antara lain meliputi absen, gaji, cuti dan izin atau sakit. Belum lagi dengan penghitungan PPh 21 dan BPJS ketenagakerjaan atau BPJS kesehatan.

Bayangkan jika Anda terus-menerus menggunakan cara manual untuk mengerjakan semua itu? Selain pekerjaan tersebut akan terasa berat, peluang terjadinya kesalahan penghitungan menjadi lebih besar.

Terlebih jika Anda bekerja di suatu perusahaan besar yang memiliki ratusan jumlah pekerja, tentu Anda akan kesulitan dalam mengolah data secara manual. Perangkat lunak HRIS dirancang untuk memusatkan semua data-data para karyawan (SDM), sehingga Anda dapat menemukan data atau informasi karyawan dengan mudah. Anda tidak perlu lagi mencari data yang harus melalui lembar dan file berbeda-beda.

Manfaat Penggunaan HRIS di Perusahaan

Dalam beberapa perusahaan, data informasi karyawan terkadang disimpan pada lokasi yang berbeda oleh divisi yang berbeda untuk tujuan yang berbeda. Hal tersebut menyebabkan duplikasi data.

Perangkat lunak HRIS dapat menyederhanakan duplikasi data dan menyimpannya. Sehingga dapat dikatakan bahwa HRIS mampu mengurangi kesalahan manusia. Berikut beberapa kelebihan HRIS yang dapat meringankan beban HRD.

1. Mengelola SDM
Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh karyawannya. Hal tersebut mencerminkan adanya timbal balik antara karyawan dan perusahaan. Bagian HRD bertanggungjawab dalam pengelolaan SDM, maka perlu dimunculkan budaya produktif dalam perusahaan.

Hal tersebut dapat dibantu dengan menggunakan perangkat lunak HRIS. Dengan perangkat lunak tersebut, HRD dapat menciptakan modul-modul sebagai acuan karyawan dalam memenuhi tugasnya sekaligus mempertahankan budaya yang baik dalam perusahaan.

2. Budaya Disiplin
Budaya disiplin merupakan salah satu faktor meningkatnya produktivitas. Budaya ini dapat tercipta apabila terdapat peraturan perusahaan yang jelas. Selain peraturan-peraturan perusahaan, pencatatan kinerja karyawan juga akan membantu proses terbentuknya budaya disiplin. Kartu pintar (Smart Card) merupakan solusi yang dapat membantu tim HR. Sebagai contoh, dengan perangkat lunak HRIS, pencatatan kehadiran akan menjadi lebih mudah.

3. Penggajian
Suatu hal yang dinantikan oleh karyawan adalah hari gajian. Menghitung gaji karyawan merupakan salah satu tugas HR yang penting. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam upah karyawan yaitu bonus, intensif, pajak dan hal-hal lainnya yang menjadi hak karyawan.

Perhitungan gaji tersebut membutuhkan waktu yang lama, terlebih pada suatu perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Penggunaan perangkat lunak payroll, dapat mengurangi waktu yang digunakan dalam proses perhitungan penggajian.

4. Diskriminasi Karyawan
Diskriminasi pada karyawan adalah suatu masalah yang perlu diperhatikan seorang HR. Jika hal ini tidak diatasi, dapat menciptakan turunnya kinerja karyawan dan dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas perusahaan. Bagaimanapun bentuk dari diskriminasi, tidak dapat dibenarkan dan harus dihindari oleh perusahaan. Baik itu antar sesama karyawan maupun klien.

Salah satu cara yang dapat Anda lakukan guna mengatasi masalah ini dengan cara memetakan demografis serta mencatat semua kejadian. Hal ini mempermudah HR dalam mengambil langkah untuk mencegah hal tersebut dari perusahaan pada waktu mendatang.

5. Presensi dan Cuti
Cuti merupakan hak dari karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat dalam mengatur cuti karyawan guna mempertahankan produktivitas agar tetap berjalan dengan baik. Salah satu fungsi perangkat lunak HR, membantu divisi HR mengelola cuti dan presensi. Permasalahan ini akan menjadi mudah diatur bila menggunakan perangkat lunak HR.