Laporan Koresponden Tribunnews.com, Richard Susilo dari Jepang

TRIBUNNEWS.COM, TOKYO -  Jepang memang negeri Sakura yang penuh dengan sopan santun.

Bahkan sampai stempel atau Hanko atau Inkan, pun harus penuh dengan sopan santun. Tak bisa asal stempel saja.

Di Jepang tidak dikenal tandatangan. Berlaku hanya hanko bagi setiap individu untuk berbagai keperluan. Misalnya hanko untuk tandatangan kontrak sewa rumah (Jitsu-in ) , hanko untuk bank (Ginko-in)  dan hanko untuk keperluan biasa misalnya menerima kiriman paket (Mitome-in). Ada pula hanko yang dipakai untuk di kantor (terutama kantor besar) tanda kita sudah membaca laporan (atau surat) yang diedarkan (kaisha-in). Akhiran -in berarti Inkan (cap).

Pada perusahaan besar penggunaan kaisha-in untuk dokumen yang diedarkan harus mulai dilihat dari bawah (person in charge) atau petugas yang bertanggungjawab, lalu manajer, general manager, direktur,  sampai kepada Presiden atau CEO yang akan memberikan cap terakhir.

Mulai dari staf paling bawah sampai dengan Direktur biasanya akan memberikan cap miring atau membungkuk ke kiri.

Hal itu memiliki arti menghormati atasan kita. Urutannya dari kanan ke kiri dan paling kiri adalah CEO.

Seolah-olah “seorang bawahan sedang membungkuk kepada atasannya” adalah cara (sopan-santun) bisnis yang dihargai di beberapa bidang seperti industri.

Kita lihat satu per satu hanko yang ada di masyarakat umumnya.

Jitsu-in

Jitsu-in (secara harfiah berarti "segel yang sebenarnya/sebenarnya") merupakan cap yang akan kita gunakan saat menandatangani kontrak. Jika  seorang pekerja lepas dan kita perlu menandatangani kontrak dengan perusahaan, maka  memerlukan jitsu-in. Hal yang sama berlaku untuk situasi lain seperti mendirikan perusahaan atau membeli rumah. Agar jitsu-in memiliki kedudukan hukum, kita harus mendaftarkannya di kantor walikota terdekat rumah kita.

Kemudian kita akan dapat kartu inkan dan sertifikat pendaftaran inkan kita (inkan shomeisho).

Saat menandatangani kontrak penting,  sering kali perlu membubuhkan cap (inkan) dan menunjukkan sertifikat untuk membuktikan bahwa itu adalah inkan kita yang terdaftar di kantor walikota.

Ginko-in

Kemudian Ginko-in hanyalah hanko untuk transaksi keuangan dengan perbankan atau lembaga keuangan di Jepang.

Cukup mendaftarkannya ke bank Anda. Ini dapat digunakan untuk menarik uang dari akun  kita atau mendaftar untuk pinjaman. Jadi harus disimpan dan dijaga baik-baik.

Pemegang akun bank Jepang biasanya diminta untuk mendaftarkan ginko-in ketika mereka membuka rekening bank, sebagian besar bank tidak memerlukannya dari pelanggan asing. Satu pengecualian besar adalah ketika kita memulai sebuah perusahaan. Karena perusahaan bukanlah orang sungguhan dan tidak dapat menandatangani apa pun, maka kita perlu  mendaftarkan ginko-in saat membuka akun.

Mitome-in

Mitome-in adalah hanko harian biasa yang  digunakan untuk hal-hal sehari-hari—seperti menerima parsel atau untuk mencap faktur jika Anda seorang pekerja lepas. Mitome-in tidak terdaftar di mana pun dan tidak memiliki kedudukan hukum.

Beberapa orang menggunakan tinta yang sama untuk ketiga tujuan yang berbeda, tetapi mengingat bahwa jitsu-in setara dengan tanda tangan kita, dan dapat dengan mudah disalin, semakin sedikit Anda menggunakannya semakin baik. Juga, untuk hampir semua situasi di mana mitome-in diperlukan, tanda tangan sederhana biasanya sudah cukup.

Apakah saya benar-benar membutuhkan hanko?

Jika  tidak perlu menandatangani kontrak, maka  mungkin tidak memerlukan hanko. Banyak penduduk asing yang mendapatkan hanko hanya karena itu membuat mereka merasa tidak seperti orang luar dan mereka dapat menghindari jeda panjang yang menyebalkan sebelumnya, “Yah, kurasa kamu bisa menandatanganinya saja—karena kamu orang asing. ”

Jika  mengalami situasi di mana  memerlukan hanko, seluruh proses dari memesan tinta  hingga mendaftarkannya dapat dilakukan dalam tiga hari atau kurang, jadi tidak perlu terburu-buru untuk menyiapkan tinta sebelum  benar-benar membutuhkannya.

Apa aturan untuk hanko?

Satu-satunya aturan untuk apa yang dapat dikenakan pada hanko adalah bahwa itu setidaknya harus menjadi bagian dari nama kita sendiri.

Kita dapat menggunakan seluruh nama kita atau nama keluarga atau nama belakang kita saja.

Kita tidak dapat mendaftarkan inkan dengan karakter yang bukan bagian dari nama kita (baik abjad Latin atau katakana untuk warga asing).

Untuk alasan keamanan (untuk mengurangi kemungkinan pemalsuan), orang Jepang disarankan untuk menggunakan nama lengkap mereka di hanko. Hal ini dimungkinkan karena penulisan kanji kemungkinan hanya empat karakter saja untuk nama penuh. Memungkinkan luas hanka memuat semua nama lengkap itu menggunakan kanji.

Namun nama non-Jepang sering kali mengandung lebih banyak karakter daripada kanji yang dimiliki orang Jepang. Jadi biasanya akan menyingkat atau memakai nama belakang saja.

Diameter tinta harus antara 8 mm dan 25 mm. Hanko berukuran 25 mm adalah hanko yang sangat besar, dan kita mungkin kesulitan memasangnya pada formulir yang dibuat untuk hanko yang lebih kecil. Biasanya, hanko berdiameter 13,5 mm dapat memuat dua baris berisi tiga karakter, sedangkan hanko berdiameter 16,5 mm dapat memuat dua baris berisi lima karakter. Jika  pergi ke toko hanko di lingkungan kecil, mereka mungkin bisa melakukan sihir dan memperkecil lebih banyak lagi di tempat yang sama.

Lalu bagaimana prosesnya dan berapa biayanya?

Hankoya (toko hanko) dulunya adalah perlengkapan alat tulis dari setiap lingkungan di Jepang, tetapi dengan rantai yang mengambil alih dan banyak pemesanan sekarang terjadi secara online. Kini hankoya lebih sulit ditemukan daripada dulu.

Hankoya online termasuk hankoya.com, Hanko-Store.com dan raksasa perlengkapan kantor Askul. Tidak mengherankan jika mereka tidak tersedia dalam bahasa Inggris. Jadi jika  kesulitan membaca bahasa Jepang,  kita akan membutuhkan seseorang untuk membantu membuatkan dalam karakter Jepang.

Saat memesan,  mulai dengan memilih bahan. Harga mulai dari sekitar 1500 yen untuk hanko kayu terkecil dan termurah dan naik hingga puluhan ribu yen jika  ingin mengguncang hanko yang terbuat dari bahan premium seperti perak atau titanium.

Hankoya.com dengan jelas menyatakan bahwa mereka tidak menggunakan gading gajah atau mammoth, dengan pesan di situs tersebut dengan menyesal memberi tahu pembeli hanko bahwa bahan tersebut sudah tidak ada lagi. Antisipasi protes yang suka dilakukan oleh  kelompok para pecinta binatang.

Sementara itu Beasiswa (ke Jepang) dan upaya belajar bahasa Jepang yang lebih efektif dengan melalui zoom terus dilakukan bagi warga Indonesia secara aktif dengan target belajar ke sekolah di Jepang nantinya. Info lengkap silakan email: info@sekolah.biz dengan subject: Belajar bahasa Jepang.