2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.

3. Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa eksplisit.

4. Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented block.

5. Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

6. Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.

7. Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.

8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.

Struktur Surat Resmi

Surat pada umumnya hanya sebuat surat yang ditulis mengikuti format yang berlaku.

Hal terpenting pada surat selain pada isinya juga penting untuk mengetahui bagian struktur surat.

Struktur surat secara umum hampir sama hanya yang membedakan terletak pada jenis surat itu sendiri tertuju kepada siapa.

Bagian struktur surat resmi dapat disimak sebagai berikut:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Kepala Surat atau dikenal dengan nama kop surat ini, merupakan bagian kop surat yang terdiri dari data informasi mengenai si pengirim seperti logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon dan email instansi atau lembaga.

2. Nomor surat