Surat Resmi: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, dan Struktur

TRIBUNNEWS.COM - Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan oleh satu pihak yang ditujukan pada pihak lainnya baik secara perorangan, kelompok, maupun organisasi.

Jenis surat beragam, satu di antaranya yakni surat resmi.

Mengutip Kemdikbud, surat resmi biasanya dibuat oleh sebuah instansi yang ditujukan ke instansi yang lain dengan tujuan tertentu, misalnya surat perjanjian dan surat undangan.

Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.

Fungsi Surat Resmi

Baca juga: Industri Kreatif: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

1. Pedoman pekerjaan;

Contoh surat resmi untuk pedoman pekerjaan yakni surat intruksi, surat pemberian izin dari pemerintah maupun swasta ataupun surat pengambilan keputusan.

2. Alat pengingat;

Surat resmi dapat dijadikan arsip bagi instansi.

3. Bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga (sebagai legalitas);

4. Alat bukti, terutama surat perjanjian, dan lain sebagainya.

Ciri-ciri Surat Resmi

Dikutip dari Gramedia, berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui agar dapat mengenalinya secara mudah:

1. Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan.

2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.