TRIBUNNEWS.COM – Kondisi di era digital seperti sekarang ini telah banyak mengubah cara kerja dari tradisional menjadi smart working. Dulu bekerja haruslah dari kantor saja. Namun di era transformasi digital dan melihat keadaan seperti sekarang ini, pekerjaan harus bisa dikerjakan dari mana saja, termasuk dari rumah. Hal inilah yang mempelopori pentingnya smart office untuk produktivitas karyawan.

Untuk mengupas lebih detail mengenai manfaat dari konsep smart office, Tribunnews bersama HP mengadakan webinar gratis yang bertajuk “Transformation on Workplace for Future Smart Office and Emerging Work Style” yang berlangsung pada Jumat (29/1/2021) lalu.

Webinar yang dipandu oleh host Frisca Clarissa menghadirkan berbagai narasumber kompeten, seperti Print Category Director HP SEA and Indonesia Michele Huang, Staf Ahli Menteri Komunikasi dan Informatika Prof Henri Subiakto, Head of Area Graha ISS Special Service ISS Indonesia Dept Bayu Apriyanto, dan Office Printing System Market Development Manager HP Inc. Ario Aditya.

Membuka webinar, Michele Huang mengungkapkan jika saat ini kita hidup dan bekerja di masa yang begitu unik, yang membuat kita menghadapi perubahan-perubahan yang belum pernah dialami sebelumnya dan mengharuskan kita untuk terus menemukan cara beradaptasi.

 “Hari ini kita berkumpul bersama karena kami ingin memperkenalkan solusi kepada Anda. Agar Anda bisa menerapkan smart office di tempat kerja Anda,” ujar Michele Huang.

Productive: Penerapan Smart Office di Lembaga Pemerintahan

Hadir sebagai keynote speaker, Staf Ahli Menteri Komunikasi dan Informatika Prof Henri Subiakto mengungkapkan jika pandemi Covid-19 memaksa kita untuk mengubah kebiasaan atau bertransformasi ke dunia digital lebih cepat dari yang dibayangkan sebelumnya.

Perubahan ini akunya juga terjadi di kantor Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Kemkominfo) yang telah menerapkan sistem flexible working space (FWS) tak hanya di kantor mereka yang berada di Jakarta namun juga kantor-kantor yang ada di daerah.

Henri Subiakto menjelaskan flexible working space sudah menjadi kebijakan dan kebiasaan baru di mana mengatur pola kerja pegawai dengan memberikan fleksibilitas lokasi bekerja (work from anywhere) selama periode tertentu dengan memaksimalkan teknologi informasi yang ada seperti aplikasi meeting daring, google office, absensi online, dan aplikasi bank data terintegrasi.

“Konsekuensinya diterapkan FWS tenaga kerja multigenerasi kini tak diukur dari kehadiran tetapi dari kinerjanya. Sekarang ini kedisiplinan bukan dilihat dari kehadiran tetapi dari result atau produk yang dihasilkan,” terang Henri Subiakto.

Menurutnya sekarang mau tidak mau semuanya harus menggunakan teknologi, rapat harus menggunakan teknologi, surat menyurat pun semuanya menggunakan teknologi, “termasuk nanti menggunakan teknologi yang dimiliki oleh HP dengan remote printing,” ujarnya.

Secure: Smart Office Jadikan Bisnis Tetap Berjalan di Masa Pandemi

Penutur yang sama juga diungkapkan Head of Area Graha ISS Special Service Dept, ISS Indonesia, Bayu Apriyanto. Selama pandemi, Bayu menjelaskan ISS Indonesia melakukan beberapa protokol baru, cara kerja baru, dan menerapkan remote management dan security monitoring secara baik salah satunya berkat bantuan dari HP yang sudah terjalin selama 6 tahun ini.

“Kami sudah 6 tahun lebih bekerja sama secara baik dengan HP, dan kami merasakan kepuasaan tersendiri dengan perangkat HP ini,” ujar Bayu.

Bayu menerangkan dengan menggunakan HP para karyawan ISS Indonesia bisa melakukan print di mana saja dan kapan saja, bisa mendapatkan notifikasi atau alert bila mana printer terjadi masalah, “dan itu tanpa meminta bantuan dan bisa kita troubleshoot sendiri,” ujarnya.

Selain itu, selama 6 tahun kebelakang ia mengaku ISS Indonesia tidak perlu bantuan on site monitoring atau on site support, “terutama saat pandemi ini sangat riskan sekali mendatangkan orang dari luar ke dalam area kami,” ujarnya.

Dari segi keamanan data, berkat printer HP dan ISS ID Security Infrastructure and Solution, tim IT ISS dapat memantau semua pergerakan data, bahkan siapa saja yang mengakses data tersebut. Menurutnya, semua langkah tersebut bertujuan untuk mengamankan data yang mereka miliki, “maka dari itu kami concern dengan security devices diantaranya printer sehingga kami lebih selektif,” ujarnya.

Save: HP Touch-Free Printing and Work-From-Home Solutions

Hadir dalam acara webinar ini, Office Printing System Market Development Manager HP Inc. Ario Aditya menjelaskan, jika sebenarnya printer termasuk dalam touchpoint atau banyak disentuh semua orang.

“Maka dari itu sebenarnya segi security tak hanya IT seperti keamanan data, dan serangan virus dan attack saja, tetapi juga keamanan terhindar dari virus ketika harus bertukar dokumen di kantor,” ujarnya.

HP menghadirkan beberapa teknologi pada printer-nya seperti voice command; scan and send dari smartphone sendiri melalui apps saat akan melakukan print dengan menggunakan user ID, remote printing, touch-free control panels pada HP MFPs/printers yang dengan menggunakan ujung pulpen dan ID card. “Tak hanya itu, dalam waktu 5 detik saja dokumen secara otomatis akan keluar,” ujarnya.